KK Radiologijos klinikoje pamainų planavimas ilgą laiką rėmėsi Excel failu, kas buvo įprasta, bet nepatogu: grafikas buvo statiškas (pakeitimai būdavo siunčiami kaskart paštu), sunkiai skaitomas telefone, o kiekvienas žmogus turėjo savų būdų, kaip jį „prisijaukinti“.

1. Excel grafikas buvo nepritaikytas patogiam naudojimui

• Telefone jis sunkiai įskaitomas.
• Reikėjo nuolat „zoominti“, slankioti, ieškoti savo inicialų.
• Kiekvienas skyrius turėjo atskirą lapą, todėl bendras vaizdas buvo fragmentuotas.

2. Kiekvienas darbuotojas kūrėsi savo individualų kalendorių

Kad būtų paprasčiau, žmonės patys ranka susikeldavo pamainas į savo telefono kalendoriaus aplikacijas – vieni naudodavo Google Calendar, kiti iPhone Calendar, treti Outlook ar kitas programėles. Tai užtrukdavo kas mėnesį begalę laiko.

Tai reiškė, kad kiekvienas žmogus ranka perrašinėdavo tas pačias pamainas, o klaidos buvo neišvengiamos.

3. Tie, kurie nenaudojo apps, spausdindavosi grafiką Ir tada:

• žymėdavo savo pamainas markeriu,
• nešiodavosi popierinį lapą,
• kas mėnesį kartodavo tą pačią rutiną.

4. Administracijai — milžiniška našta

• suderinti visus pageidavimus,
• sužiūrėti, kad nebūtų konfliktų,
• suskaičiuoti pamainas,
• tikrinti, ar visi turi tinkamą krūvį,
• reaguoti į paskutinės minutės pakeitimus,
• taisyti klaidas, kurios atsirasdavo dėl rankinio darbo.

Kiekvienas pakeitimas reiškė naują Excel versiją, naują siuntimą, naują painiavą.

Prieš pradedant kurti sprendimą, buvo svarbu susiderinti su administracija ir klinikos vadovu:

• kokios funkcijos reikalingos,
• kokie procesai turi būti automatizuoti,
• kokie duomenys turi būti matomi darbuotojams,
• kaip turi atrodyti darbo eiga administracijos pusėje,
• kokie yra saugumo ir prieigos reikalavimai.

Buvo sugalvota, kad sistema turi:

• veikti Google ekosistemoje (Sheets + Calendar),
• automatiškai generuoti individualius kalendorius,
• sinchronizuoti pamainas realiu laiku,
• sumažinti administracijos darbo krūvį,
• būti patogi visiems darbuotojams — nepriklausomai nuo to, ar jie naudoja apps, ar popierių.

Kūrimo procesas: nuo Excel iki 2500+ eilučių kodo

Pirmasis žingsnis buvo paimti esamą Excel grafiką ir jį perkelti į struktūrą, kurią galima automatizuoti.

Tuomet, naudojantis KK turimu Copilot AI, prasidėjo tikrasis kūrimo etapas:

1. Architektūros suplanavimas

• kaip suvaldyti didelį darbuotojų srautą: net 139+ darbuotojus,
• kaip susieti kelis grafikų lapus,
• kaip identifikuoti žmones pagal inicialus,
• kaip generuoti kalendorius,
• kaip apdoroti naktines ir kitas sudėtines pamainas,
• kaip aptikti konfliktus,
• kaip sukurti bendradarbių susiejimo logiką.

2. Kodo rašymas

Buvo parašyta daugiau nei 2500+ eilučių Google Apps Script kodo, neskaitant papildomų eilučių, skirtų:

• UI estetikos elementams,
• progreso juostoms,
• diagnostikos įrankiams,
• logs sistemai,
• pagalbiniams moduliams.

Tai apėmė:

• Google Calendar API integraciją,
• automatinį kalendorių kūrimą ir bendrinimą,
• įvykių generavimą su pilnais aprašymais,
• skirtingų pamainų susiejimo variklį,
• individualaus lapo generatorių,
• pamainų skaičiavimo modulį,
• paskaitų sinchronizaciją,
• realaus laiko onEdit sekimą,
• konfliktų detektorių.

3. Testavimas ir derinimas

Kiekviena funkcija buvo testuojama realiais duomenimis:

• tikrinant, ar pamainos teisingai persikelia į kalendorius,
• ar naktinės pamainos pereina į kitą dieną,
• ar bendradarbių sąrašai generuojami tiksliai,
• ar konfliktai aptinkami patikimai,
• kiek administracijos darbo eiga supaprastėja, kadangi įrankis privalo tarnauti žmogui, o ne žmogus įrankiui.

Sukūrus pirmąsias sistemos dalis, prasidėjo intensyvus prototipavimo etapas. Buvo sukurta pradinė versija, kuri:

• naudojant bandomas pamainas testuota kaip veikia Google Sheets programoje,
• generavo pirmuosius kalendorius telefone,
• testavo naktinių pamainų logiką,
• tikrinta, ar stulpelių susiejimas veikia realiomis sąlygomis.

Šiame etape labai svarbus buvo grįžtamasis ryšys iš administracijos ir kolegų. Buvo atliekamos kelios iteracijos:

• taisyti netikslumai,
• optimizuoti aprašymai,
• patobulinti laiko skaičiavimai,
• pridėtos papildomos funkcijos pagal realius poreikius.

Kiekviena iteracija leido sistemai tapti vis tikslesnei, greitesnei ir patogesnei bei, aišku, bus toliau tobulinama.

Rezultatai: stabili, patikima ir be klaidų veikianti sistema

Po viso kūrimo, derinimo, prototipavimo ir testavimo etapo sistema šiandien veikia sklandžiai, tiksliai ir be klaidų. Ji buvo išbandyta realiomis darbo sąlygomis, su tikrais grafikais, tikrais inicialais ir tikromis pamainomis — ir visos funkcijos pasiteisino praktiškai.

Visi kalendoriai generuojami tiksliai

• Kiekvieno darbuotojo pamainos automatiškai atsiranda jų naudojamuose kalendoriuose.
• Naktinės pamainos (20–8) teisingai persikelia į kitą dieną.
• Pavadinimai ir aprašymai generuojami iš kelių antraščių eilučių — be jokių neatitikimų.

Darbuotojai turi patogų, visada atnaujintą grafiką

• telefone,
• kompiuteryje,
• laikrodyje,
• be jokio rankinio darbo.

Bendradarbių sąrašai formuojami nepriekaištingai

Stulpelių susiejimo variklis veikia stabiliai:

• rodo visus kartu dirbančius kolegas,
• tiksliai nurodo dalinius persidengimus („nuo 10h“, „iki 16h“),
• apdoroja kelių skyrių grafikų ryšius.

Individualus lapas generuojamas be neatitikimų

Kryžminė validacija tarp “Individual” lapo ir grafikų:

• visada sutampa,
• automatiškai iškelia neatitikimus, jei jie atsiranda,

Sinchronizacija veikia 100% patikimai

• Galima sinchronizuoti visus darbuotojus arba tik pasirinktus inicialus.

Sistema atlaiko didelį duomenų kiekį

Ji stabiliai veikia su:

• keliais grafikų lapais,
• 20+ susietų stulpelių,
• 100+ darbuotojų,
• šimtais įvykių per sinchronizaciją.

Galutinis įvertinimas

Sistema veikia stabiliai, greitai ir be klaidų. Ji jau daliai darbuotojų pakeitė seną, rankinį, klaidoms jautrų procesą į modernų, automatizuotą ir patikimą sprendimą, kuris realiai palengvina tiek administracijos, tiek darbuotojų kasdienybę.